สินเชื่อ SME สำหรับธุรกิจบริการ ต่อยอดธุรกิจได้ไม่จำกัด

เขียนโดย : ชุฑามาศ พูลสวัสดิ์ ตรวจทานโดย: วิรัช หลักคำ

นโยบายบรรณาธิการและการอัปเดตเนื้อหา

ปรับปรุงเนื้อหาล่าสุด : 6 กันยายน 2569 

ธุรกิจบริการ B2B จำนวนมากมีสัญญาจ้าง มีลูกค้าองค์กร และมีรายได้รอรับในอนาคต แต่ยังประสบปัญหาเงินทุนหมุนเวียน เพราะต้องจ่ายเงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุ ค่าอุปกรณ์ หรือค่าผู้รับเหมาช่วงก่อนที่จะวางบิลและได้รับเงินจากลูกค้า

ปัญหานี้พบได้ในบริษัทรับทำความสะอาด บริษัทบริหารอาคาร บริษัทจัดหาแรงงาน บริษัทบำรุงรักษาเครื่องจักร บริษัทไอที รวมถึงธุรกิจที่รับงานจากหน่วยงานรัฐ แม้กิจการจะมีงานอยู่แล้ว แต่หากต้องรอส่งมอบ ตรวจรับ และเบิกจ่ายเป็นเวลา 30–90 วัน กระแสเงินสดอาจไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างทาง

กิจการลักษณะนี้สามารถใช้สัญญาจ้าง PO ประวัติการต่อสัญญา และเอกสารการรับเงินจริงประกอบการขอสินเชื่อเพื่อธุรกิจบริการได้ โดยเฉพาะกรณีที่ไม่มีบ้าน ที่ดิน หรืออสังหาริมทรัพย์สำหรับใช้เป็นหลักประกัน

อย่างไรก็ตาม การมีสัญญาไม่ได้หมายความว่าจะได้รับสินเชื่อหรือได้รับวงเงินเท่ากับมูลค่าสัญญา ผู้ให้สินเชื่อยังต้องพิจารณาว่าสัญญานั้นมีผลแล้วหรือไม่ กิจการต้องสำรองต้นทุนเท่าไร รายได้จะเข้ามาเมื่อใด และหลังหักค่าใช้จ่ายแล้วเหลือเงินเพียงพอสำหรับชำระหนี้หรือไม่

หากต้องการทำความเข้าใจเงื่อนไขสินเชื่อแบบไม่มีหลักประกันในภาพรวม สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ สินเชื่อธุรกิจ SME ไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกัน

มีสัญญาจ้างหรือ PO แล้ว ขอวงเงินธุรกิจได้เลยหรือไม่

การมีสัญญาจ้างหรือ PO ช่วยให้ธุรกิจบริการ B2B อธิบายที่มาของรายได้ในอนาคตได้ชัดขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่าผู้ให้สินเชื่อจะพิจารณาวงเงินจากมูลค่าสัญญาโดยตรง

ประเด็นสำคัญกว่าคือ ต้องตอบให้ได้ว่า “งานตามสัญญานี้ทำให้กิจการต้องใช้เงินก่อนรับเงินเท่าไร และเงินจะกลับเข้ามาเมื่อใด”

ตัวอย่างเช่น บริษัทได้รับสัญญาบริการมูลค่า 10 ล้านบาท ไม่ได้หมายความว่ากิจการจำเป็นต้องใช้วงเงิน 10 ล้านบาท เพราะรายได้ตามสัญญาอาจทยอยรับทุกเดือน ขณะที่ต้นทุนจริงอาจเป็นค่าแรง ค่าวัสดุ ค่าอุปกรณ์ และค่าผู้รับเหมาช่วงที่ต้องสำรองเพียงบางช่วงของสัญญา

ในการประเมินสัญญาหรือ PO จึงควรดูอย่างน้อย 5 เรื่องควบคู่กัน

• สัญญาหรือ PO มีผลแล้วหรือยัง และเริ่มดำเนินงานเมื่อใด
• กิจการต้องสำรองต้นทุนก่อนวางบิลเท่าไร
• ต้องผ่านการส่งมอบหรือตรวจรับก่อนหรือไม่
• หลังวางบิล ลูกค้ามีเครดิตเทอมอีกกี่วัน
• เงินที่ได้รับจากสัญญาหลังหักต้นทุนแล้ว เพียงพอรองรับภาระเดิมและวงเงินใหม่หรือไม่

น้ำหนักของเอกสารก็แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน ย่อมมีความแน่นอนน้อยกว่า PO หรือสัญญาที่ลงนามแล้ว ขณะที่สัญญาที่เริ่มทำงาน วางบิล และเคยได้รับเงินจริงแล้ว จะช่วยให้ตรวจสอบวงจรรายได้ของธุรกิจได้ชัดกว่า

ดังนั้น สำหรับธุรกิจบริการ B2B คำถามที่ควรถามไม่ใช่เพียงว่า “มีสัญญาแล้วขอวงเงินได้หรือไม่” แต่ควรถามว่า

สัญญามีผลจริงหรือไม่ → ต้องออกเงินก่อนเท่าไร → วางบิลเมื่อใด → รับเงินจริงเมื่อใด → จะคืนวงเงินจากรายรับส่วนใด

หากธุรกิจบริการไม่ได้มีสัญญาจ้างหรือ PO เป็นแกนหลัก แต่ต้องการศึกษาเรื่องการขอวงเงินโดยไม่มีบ้าน ที่ดิน หรืออสังหาริมทรัพย์ค้ำประกัน สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ “สินเชื่อธุรกิจ SME ไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกันสำหรับธุรกิจบริการ”

ธุรกิจบริการ B2B แบบใดมักมีปัญหาเงินทุนตามสัญญา

ปัญหาเงินออกก่อนเงินเข้าพบได้บ่อยในธุรกิจบริการที่ต้องใช้คน อุปกรณ์ หรือค่าใช้จ่ายในการเริ่มงานก่อนจะเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เช่น

• บริษัทรับทำความสะอาดสำนักงาน โรงงาน โรงพยาบาล และอาคาร

• บริษัทบริหารอาคารหรือ Facility Management

• บริษัทจัดหาแรงงานและบริการ Outsourcing

• บริษัทรักษาความปลอดภัย

• บริษัทดูแลระบบไอทีและซอฟต์แวร์

• บริษัทติดตั้งและบำรุงรักษาระบบไฟฟ้า

• บริษัทซ่อมและเซอร์วิสเครื่องจักรในโรงงาน

• บริษัทที่ปรึกษาและบริการวิชาชีพ

• บริษัทขนส่งและโลจิสติกส์ตามสัญญา

• ผู้รับเหมางานบริการภาคเอกชน

• บริษัทที่รับสัญญาจากหน่วยงานรัฐหรือรัฐวิสาหกิจ

ธุรกิจเหล่านี้อาจมีรายได้ตามสัญญาที่ค่อนข้างแน่นอน แต่ต้องสำรองเงินเดือน ค่าแรง ค่าวัสดุ หรือค่าเดินทางทุกเดือน ขณะที่ลูกค้าอาจให้เครดิตเทอม 30–60 วัน หรือจ่ายหลังผ่านกระบวนการตรวจรับแล้วเท่านั้น

ดังนั้น แม้กิจการจะมีรายได้ตามงบการเงิน แต่เงินสดที่ใช้จ่ายจริงอาจขาดช่วงได้

สัญญาจ้างช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถืออย่างไร

สำหรับธุรกิจ B2B สัญญาจ้างช่วยให้ผู้ให้สินเชื่อมองเห็นโครงสร้างรายได้ในอนาคตได้ชัดกว่าการแสดงยอดขายเพียงอย่างเดียว

สัญญาที่มีรายละเอียดครบสามารถบอกได้ว่า:

• กิจการได้รับมอบหมายให้ทำงานอะไร

• มีรายได้จากลูกค้ารายใด

• มูลค่างานทั้งหมดเท่าไร

• เรียกเก็บเงินแบบรายเดือนหรือตามงวด

• ต้องผ่านเงื่อนไขใดก่อนวางบิล

• ลูกค้ามีเครดิตเทอมกี่วัน

• สัญญาสิ้นสุดเมื่อใด

• มีโอกาสต่อสัญญาหรือไม่

• มีค่าปรับหรือเงื่อนไขยกเลิกอย่างไร

ถ้ากิจการมีประวัติให้บริการแก่ลูกค้ารายเดิมหลายปี และได้รับการต่อสัญญาอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลดังกล่าวช่วยแสดงว่ารายได้ไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว

แต่ผู้ให้สินเชื่อจะไม่ดูเฉพาะข้อความในสัญญา ควรมีเอกสารประกอบที่ทำให้เห็นว่างานเกิดขึ้นและได้รับเงินจริง เช่น ใบสั่งงาน ใบส่งมอบ ใบตรวจรับ ใบวางบิล และหลักฐานรับเงินจากรอบที่ผ่านมา

สัญญาแต่ละสถานะมีน้ำหนักต่างกันอย่างไร

1. ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้รับการยืนยัน

ใบเสนอราคาหรือโครงการที่ยังอยู่ระหว่างเจรจาสามารถใช้ประกอบการอธิบาย Pipeline ได้ แต่ยังไม่ควรถูกนับเป็นรายได้ที่แน่นอน เพราะลูกค้าอาจเปลี่ยนขอบเขต เลื่อนโครงการ หรือไม่อนุมัติงานก็ได้

2. PO หรือหนังสือสั่งจ้าง

PO และหนังสือสั่งจ้างช่วยยืนยันได้มากขึ้นว่าลูกค้ามีความประสงค์ว่าจ้างจริง แต่ต้องดูเงื่อนไขประกอบ เช่น วันเริ่มงาน กำหนดส่งมอบ เครดิตเทอม และเงื่อนไขยกเลิก

3. สัญญาที่ลงนามแล้วแต่ยังไม่เริ่มงาน

สัญญาใหม่ช่วยยืนยันว่ากิจการมีงานรออยู่ แต่หากยังไม่เคยเริ่มงาน ผู้ให้สินเชื่ออาจต้องประเมินเพิ่มว่าบริษัทมีทีม อุปกรณ์ และเงินทุนเพียงพอสำหรับส่งมอบตามสัญญาหรือไม่

ผู้ประกอบการควรเตรียมแผนเริ่มงาน ตารางรับพนักงาน รายการอุปกรณ์ และประมาณการต้นทุนของสัญญาให้ชัดเจน

4. สัญญาที่เริ่มให้บริการและวางบิลแล้ว

สัญญาประเภทนี้มักอธิบายได้ง่ายขึ้น เพราะมีหลักฐานทั้งการดำเนินงาน การวางบิล และการรับเงินจริง ผู้ให้สินเชื่อสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับเงื่อนไขในสัญญาได้

5. สัญญาที่ได้รับการต่ออายุหลายครั้ง

การต่อสัญญากับลูกค้ารายเดิมสะท้อนทั้งความต่อเนื่องของความต้องการและความสามารถในการให้บริการของกิจการ แต่ยังต้องดูว่าสัญญาปัจจุบันเหลือระยะเวลาเท่าไร และมีเงื่อนไขให้ลูกค้ายกเลิกก่อนกำหนดหรือไม่

ผู้ให้สินเชื่อพิจารณาอะไรจากสัญญา

ความน่าเชื่อถือของคู่สัญญา

ผู้ให้สินเชื่ออาจพิจารณาว่าคู่สัญญาเป็นบริษัทประเภทใด ดำเนินกิจการมานานหรือไม่ และมีประวัติชำระเงินให้กิจการตามกำหนดหรือไม่

การมีบริษัทขนาดใหญ่ หน่วยงานรัฐ หรือรัฐวิสาหกิจเป็นคู่สัญญาช่วยให้ตรวจสอบแหล่งที่มาของรายได้ได้ แต่ไม่ได้ทำให้สินเชื่อได้รับอนุมัติโดยอัตโนมัติ

ระยะเวลาที่เหลือของสัญญา

หากสัญญาใกล้หมดอายุ แต่สินเชื่อที่ขอมีระยะเวลาชำระหลายปี ผู้ให้สินเชื่ออาจต้องการทราบว่าจะมีรายได้ใดมารองรับหลังสัญญาสิ้นสุด

กิจการควรเตรียมประวัติการต่อสัญญา หลักฐานการเจรจาต่ออายุ หรืองานจากลูกค้ารายอื่นประกอบ

เงื่อนไขส่งมอบและตรวจรับ

บางสัญญาสามารถวางบิลได้ทุกเดือน ขณะที่บางสัญญาต้องทำงานให้เสร็จทั้งงวดก่อน หรือรอคณะกรรมการตรวจรับ การประเมินเงินทุนจึงต้องอ้างอิงวันที่คาดว่าจะได้รับเงินจริง ไม่ใช่วันที่ออกใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียว

ต้นทุนและกำไรของสัญญา

มูลค่าสัญญาไม่ใช่กำไรทั้งหมด ตัวอย่างเช่น สัญญามูลค่า 10 ล้านบาทอาจต้องใช้ต้นทุนค่าแรง วัสดุ และผู้รับเหมาช่วงรวม 8 ล้านบาท

ผู้ให้สินเชื่อจึงต้องพิจารณาว่า หลังหักต้นทุนแล้ว กิจการยังเหลือเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ภาระหนี้เดิม และค่างวดใหม่หรือไม่

ความกระจุกตัวของรายได้

หากลูกค้ารายเดียวสร้างรายได้ส่วนใหญ่ให้กิจการ การสิ้นสุดหรือยกเลิกสัญญาอาจส่งผลต่อความสามารถชำระหนี้อย่างมีนัยสำคัญ

กิจการควรแสดงให้เห็นว่ามีความสัมพันธ์กับลูกค้ารายนี้มานานเพียงใด เคยต่อสัญญากี่ครั้ง และมีลูกค้าหรืองานอื่นรองรับหรือไม่

เงื่อนไขยกเลิกและค่าปรับ

สัญญาบางฉบับเปิดโอกาสให้ผู้ว่าจ้างยกเลิกได้โดยแจ้งล่วงหน้า หรือกำหนดค่าปรับหากส่งมอบล่าช้า เงื่อนไขเหล่านี้มีผลต่อความแน่นอนของรายได้และกำไรที่คาดว่าจะได้รับ

มีสัญญา ไม่ได้หมายความว่าจะได้วงเงินเท่ามูลค่าสัญญา

ความเข้าใจที่พบได้บ่อยคือ หากบริษัทได้รับสัญญามูลค่า 10 ล้านบาท ก็ควรขอวงเงินสินเชื่อได้ใกล้เคียง 10 ล้านบาท แต่ในทางปฏิบัติ วงเงินมักสัมพันธ์กับต้นทุนที่ต้องสำรองและความสามารถชำระคืน มากกว่ามูลค่ารายได้ทั้งหมด

สมมติสัญญาบริการมีมูลค่า 10 ล้านบาทตลอดหนึ่งปี แต่กิจการต้องสำรองค่าแรงและค่าใช้จ่ายเดือนละ 600,000 บาท และได้รับเงินจากลูกค้าหลังวางบิลประมาณ 45 วัน

ความต้องการเงินทุนไม่ได้เท่ากับ 10 ล้านบาท แต่ควรเริ่มจากการคำนวณว่าในช่วง 45 วัน กิจการต้องรับภาระเงินออกสูงสุดเท่าไร มีเงินของตนเองร่วมใช้เท่าไร และมีภาระเดิมที่ต้องชำระอยู่แล้วหรือไม่

วงเงินที่มีเหตุผลจึงควรตอบได้ว่า:

ต้องใช้เท่าไร → ใช้กับรายการใด → เงินจมกี่วัน → รับเงินเมื่อใด → คืนวงเงินจากแหล่งใด

ก่อนกำหนดวงเงิน สามารถใช้ เครื่องคำนวณสินเชื่อ SME ไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกัน เพื่อทดลองประเมินภาระผ่อนและความสามารถรองรับวงเงินเบื้องต้น

วิธีคำนวณเงินทุนที่ต้องใช้สำหรับหนึ่งสัญญา

สำหรับธุรกิจบริการตามสัญญา ควรแยกต้นทุนออกเป็นสามกลุ่ม

ต้นทุนก่อนเริ่มสัญญา

เช่น

• เงินประกันสัญญา

• ค่าอุปกรณ์

• ค่าเครื่องแบบ

• ค่ารับสมัครและอบรมพนักงาน

• ค่าใบอนุญาตหรือประกันภัย

• ค่าเดินทางและเตรียมพื้นที่

• ค่าโปรแกรมหรือระบบที่ต้องติดตั้ง

ต้นทุนดำเนินงานรายเดือน

เช่น

• เงินเดือน

• ค่าล่วงเวลา

• ประกันสังคม

• ค่าวัสดุสิ้นเปลือง

• ค่าอะไหล่

• ค่าเดินทาง

• ค่าเช่าเครื่องมือ

• ค่าผู้รับเหมาช่วง

ระยะเวลารอรับเงิน

ต้องนับตั้งแต่วันที่กิจการจ่ายต้นทุนออกไปจนถึงวันที่คาดว่าจะได้รับเงินจริง ซึ่งอาจประกอบด้วย:

• ระยะเวลาให้บริการหรือดำเนินงาน

• ระยะเวลาจัดทำเอกสาร

• ระยะเวลาตรวจรับ

• เครดิตเทอมหลังวางบิล

• เวลาสำรองกรณีเอกสารถูกส่งกลับมาแก้ไข

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีต้นทุนดำเนินงานเดือนละ 1,200,000 บาท และรอรับเงินจริงเฉลี่ย 45 วัน ความต้องการเงินทุนสำหรับช่วงรอรับเงินเบื้องต้นจะอยู่ที่ประมาณ:

1,200,000 × 45 ÷ 30 = 1,800,000 บาท

จากนั้นจึงหักเงินทุนที่กิจการสามารถนำมาร่วมใช้ และบวกค่าใช้จ่ายเริ่มต้นหรือ Buffer ที่มีเหตุผล

ตัวเลขนี้เป็นเพียงการประเมินความต้องการใช้เงิน ไม่ใช่จำนวนวงเงินที่จะได้รับอนุมัติจริง

กรณีศึกษาจริง: บริษัทบริการทำความสะอาดขอวงเงิน 5 ล้านบาท

จากประสบการณ์ที่ทีม EasyCashFlows เคยให้คำปรึกษา บริษัทบริการทำความสะอาดสำหรับลูกค้าองค์กรแห่งหนึ่งมีสัญญาให้บริการต่อเนื่องและมีรายได้ที่ตรวจสอบได้

ลักษณะของธุรกิจคือ บริษัทต้องจ่ายเงินเดือนพนักงาน ค่าน้ำยา ค่าอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายในการบริหารพื้นที่ก่อนที่จะได้รับเงินจากลูกค้า เมื่อบริษัทมีสัญญาหลายแห่งพร้อมกัน จำนวนเงินที่ต้องสำรองในแต่ละเดือนจึงเพิ่มขึ้นตามจำนวนพนักงานและพื้นที่ให้บริการ

ในขณะนั้นบริษัทต้องการเงินทุนหมุนเวียนประมาณ 5 ล้านบาท แต่เมื่อประเมินจากรายได้ที่เกิดขึ้นจริง ต้นทุนของสัญญา ระยะเวลารับชำระ ภาระเดิม และความสามารถรองรับการชำระหนี้ บริษัทได้รับวงเงินสินเชื่อรวมประมาณ 3 ล้านบาท

กรณีนี้สะท้อนว่า การมีสัญญาต่อเนื่องช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของแหล่งรายได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับวงเงินตามจำนวนที่ขอทั้งหมด

สิ่งที่ต้องพิจารณาควบคู่กันคือ:

• บริษัทต้องใช้เงินหมุนจริงเท่าไร

• สัญญาแต่ละฉบับเหลือระยะเวลาเท่าไร

• ลูกค้าชำระเงินตามรอบจริงหรือไม่

• ต้นทุนค่าแรงและอุปกรณ์คิดเป็นสัดส่วนเท่าไร

• หลังหักต้นทุนแล้วเหลือเงินสำหรับชำระหนี้เท่าไร

• หากลูกค้าชำระล่าช้า บริษัทมีเงินสำรองเพียงพอหรือไม่

เอกสารที่ช่วยอธิบายกรณีลักษณะนี้ ได้แก่ สัญญาบริการที่ยังมีผล ประวัติการต่อสัญญา ตารางวางบิล รายการค่าแรง และข้อมูลการรับเงินจริงจากคู่สัญญาเดิม

หมายเหตุ: กรณีศึกษานี้ไม่เปิดเผยชื่อกิจการ และปรับลดรายละเอียดบางส่วนเพื่อรักษาความลับทางธุรกิจ ผลการพิจารณาสินเชื่อของแต่ละกิจการอาจแตกต่างกัน

ตัวอย่างบริษัทเซอร์วิสเครื่องจักรในโรงงาน

บริษัทรับตรวจสอบ ซ่อม หรือบำรุงรักษาเครื่องจักรในโรงงานอุตสาหกรรมอาจมีรายได้จากสัญญาบริการรายปี งาน Preventive Maintenance หรืองานซ่อมตามใบสั่งงาน

ก่อนที่จะวางบิล บริษัทอาจต้องสำรองค่าแรงช่าง ค่าเดินทาง ค่าอะไหล่ ค่าเช่าเครื่องมือ และค่าผู้รับเหมาช่วง บางงานยังต้องรอโรงงานหยุดสายการผลิตหรือรอการตรวจรับก่อนจึงจะเรียกเก็บเงินได้

หากบริษัทมีประวัติต่อสัญญากับโรงงานเดิมหลายปี มีใบสั่งงาน เอกสารส่งมอบ และใบตรวจรับครบ ข้อมูลเหล่านี้สามารถช่วยอธิบายได้ว่ารายได้มีที่มาและมีรูปแบบที่ตรวจสอบได้

แต่ยังต้องพิจารณาความเสี่ยง เช่น

• รายได้พึ่งโรงงานเพียงแห่งเดียวหรือไม่

• สัญญาเหลือระยะเวลาเท่าไร

• ราคาอะไหล่ผันผวนหรือไม่

• บริษัทต้องสำรองอะไหล่จำนวนมากหรือไม่

• หากโรงงานเลื่อนวันเข้าซ่อม บริษัทจะได้รับเงินช้าลงเพียงใด

• งานซ่อมมีเงื่อนไขรับประกันผลงานหรือไม่

กรณีนี้จึงไม่ควรดูเฉพาะมูลค่า PO แต่ต้องพิจารณาต้นทุน กำหนดส่งมอบ และเงื่อนไขตรวจรับร่วมกัน

ผู้รับงานภาครัฐใช้สัญญาประกอบการขอสินเชื่อได้อย่างไร

บริษัทที่รับงานจากหน่วยงานรัฐหรือรัฐวิสาหกิจสามารถใช้สัญญา หนังสือสั่งจ้าง และเอกสารส่งมอบประกอบการอธิบายแหล่งรายได้ได้ แต่ต้องแยกให้ออกระหว่าง “ได้รับงานแล้ว” กับ “ได้รับเงินแล้ว”

งานภาครัฐอาจมีขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น

• การวางหลักประกันสัญญา

• การส่งมอบตามงวด

• การตรวจรับโดยคณะกรรมการ

• การแก้ไขเอกสารวางเบิก

• การหักภาษีหรือเงินประกันผลงาน

• การเบิกจ่ายตามรอบของหน่วยงาน

• ค่าปรับกรณีส่งมอบล่าช้า

เอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจที่รับงานภาครัฐ ได้แก่

• สัญญาที่ลงนามแล้ว

• หนังสือแจ้งให้เริ่มงาน

• ขอบเขตงาน

• ตารางส่งมอบ

• หลักประกันสัญญา

• ใบส่งมอบและใบตรวจรับ

• เอกสารวางเบิก

• ประวัติรับเงินจากหน่วยงานเดิม

• ตารางต้นทุนและเงินสดแยกตามงวด

การมีหน่วยงานรัฐเป็นคู่สัญญาช่วยให้ตรวจสอบแหล่งรายได้ได้ แต่กิจการยังต้องพิสูจน์ว่ามีศักยภาพส่งมอบงาน และสามารถรับภาระค่าใช้จ่ายในช่วงรอตรวจรับและเบิกจ่ายได้

เอกสารที่ช่วยให้สัญญา “เล่าเรื่องได้ครบ”

การส่งสัญญาเพียงฉบับเดียวอาจยังไม่เพียงพอ เพราะสัญญาบอกว่ากิจการได้รับงานอะไร แต่ไม่ได้แสดงว่างานดำเนินไปถึงขั้นใดและจะได้รับเงินจริงเมื่อใด

ชุดเอกสารควรเชื่อมโยงกันดังนี้:

เอกสารยืนยันการว่าจ้าง

• สัญญาที่ลงนามแล้ว

• PO หรือหนังสือสั่งจ้าง

• ขอบเขตงาน

• หนังสือแจ้งเริ่มงาน

เอกสารยืนยันการดำเนินงาน

• ตารางปฏิบัติงาน

• รายงานการให้บริการ

• Timesheet

• ใบส่งมอบ

• เอกสารตรวจรับ

เอกสารยืนยันการเรียกเก็บและรับเงิน

• Billing Schedule

• ใบแจ้งหนี้

• ใบวางบิล

• หลักฐานรับเงินจากงวดที่ผ่านมา

• สรุปวันที่วางบิลและวันที่ได้รับเงินจริง

เอกสารยืนยันต้นทุนของสัญญา

• ตารางค่าแรง

• รายการวัสดุและอุปกรณ์

• ใบเสนอราคาจากผู้ขาย

• ค่าใช้จ่ายผู้รับเหมาช่วง

• ประมาณการกำไรของสัญญา

Statement ควรทำหน้าที่ยืนยันว่าเงินตามสัญญาเข้ามาจริง ไม่จำเป็นต้องอธิบายรายการเดินบัญชีทุกบรรทัดในเอกสารชุดแรก แต่ควรสามารถจับคู่เงินรับก้อนหลักกับคู่สัญญาและใบวางบิลได้

ควรใช้วงเงินแบบใดกับสัญญาจ้าง